Опыт внедрения СДО на корпоративных факультетах

Использование СДО в корпоративном обучении – не новая тема, но поскольку применение СДО не самоцель, а, зачастую, необходимость, вызванная потребностью автоматизации конкретных бизнес-процессов корпоративного обучения, каждый раз проект внедрения такой системы обладает спецификой и новизной.
Проект внедрения СДО в Магистратуре IBS не исключение. Главная особенность этого проекта заключается, прежде всего, в уникальной модели взаимодействия бизнес-заказчика с вузами, когда компания участвует в учебном процессе на всех этапах – от разработки учебных программ, до мониторинга результатов обучения. При этом корпоративным факультетам приходится не только соблюдать государственные требования высшего образования, но и динамично меняющиеся требования со стороны компании IBS, выступающей заказчиком двухгодичного магистерского обучения для своих сотрудников.
С первых же дней создания Магистратуры IBS в 2007 году стало ясно, что без системы дистанционной поддержки нам не обойтись. Вот только некоторые из предпосылок, вынудившие Академию IBS принять решение об использовании СДО:

• распределенность самой компании, офисы которой расположены в нескольких зданиях при наличии филиалов в регионах;
• распределенность корпоративных факультетов и вузов;
• привлечение преподавателей из десятков московских вузов и экспертов из ряда подразделений IBS и других компаний;
• необходимость быстрого обмена учебной информацией;
• потребность в централизованном мониторинге учебного процесса со стороны бизнес-заказчика.

На раннем этапе развития Магистратуры IBS, когда мы только выстраивали бизнес-процессы, и зрелость их была небольшой, вкладываться в серьезную и мощную СДО было преждевременно: слишком высокой была динамика изменений, потребности еще только начинали формироваться. Для реализации оперативных задач по информационному обеспечению учебного процесса в качестве СДО на тот период была выбрана недорогая разработка дружественного нам Центра дистанционного обучения МИЭМ, которая, постоянно дорабатываясь и видоизменяясь под наши потребности, вплоть до 2010 года использовалась для реализации следующих функций и сервисов:

• публикация новостей и расписаний;
• библиотека учебно-методических материалов, структурированная по областям знаний;
• дискуссионные форумы;
• система тестирования;
• дипломный модуль, поддерживающий процедуры работы над магистерскими диссертациями;
• полнотекстовый поиск;
• система анкетирования, обеспечивающая сбор и обработку обратной связи от студентов.

В основу указанной функциональности легли бизнес-процессы реальной образовательной модели, разработанной Академией IBS. Одновременно с использованием этой системы велась разработка сайтов корпоративных факультетов.
В результате в 2010 году анализ текущего состояния системы поддержки учебного процесса и потребностей в части поддержки очного обучения, а также анализ обратной связи ото всех участников учебного процесса, включая работодателей, привел к необходимости перехода на качественно новый уровень сервисов СДО.
Целями проекта внедрения СДО стали:

• продвижение магистратуры IBS на рынке образования;
• обеспечение эффективных коммуникаций в распределенной учебной среде;
• повышение качества обучения за счет создания единого информационного пространства взаимодействия слушателей и профессорско-преподавательского состава в рамках учебного процесса в Магистратуре IBS и его мониторинга со стороны Академии IBS.

Очевидными стали следующие функциональные требования к СДО:

• Общие требования:
• Персонифицированный web-интерфейс.
• Единая библиотека документов с разграниченным доступом и поисковыми средствами, метаописаниями и перекрестными ссылками.
• Управление информационными потоками (периодическая публикация информации, уведомления об изменениях информации).
• Гибкая система формирования отчетов в т.ч. представления информации по разным срезам.
• Требования к внешней среде для коммуникаций:
• Система управления контентом в части информационной составляющей.
• Дискуссионные форумы для посетителей сайта.
• Новости с подпиской.
• Публикации.
• Требования к внутренней среде для коммуникаций:
• Адресная книга (справочник по персоналиям, включая контакты, резюме и перекрестные ссылки).
• Персональные страницы кафедр, преподавателей, подразделений, учебных групп.
• Дискуссионные форумы учебных курсов.
• Чаты.
• Система сбора и обработки обратной связи (анкетирования и голосования с разноуровневым доступом к результатам).
• Поддержка учебного процесса:
• Управление расписанием.
• Учебно-методические материалы с разделением доступа:
• Учебные планы и аннотации.
• Рабочие программы курсов.
• Учебно-методические материалы преподавателей.
• Дополнительная литература (электронная библиотека).
• Методические материалы для преподавателей.
• Сервисы дистанционного обучения.
• Тестирование.
• Учет и анализ посещаемости.
• Учет и анализ успеваемости (ведомости, рейтинги).
• Портфолио учащихся (выполненные задания).
• Вебинары.
• Управление подготовкой выпускной квалификационной работы.

Эти объективные потребности, подтвержденные данными опросов пользователей, позволили нам заручиться поддержкой руководства компании на самом высоком уровне. В результате было принято решение о внедрении СДО eLerning Server - разработанной компанией «ГиперМетод» (рис. 1).




Рисунок №1: Пример интерфейса СДО

Помимо широкого набора стандартных сервисов СДО, система обладает следующими преимуществами для нашего проекта:

• возможность интеграции с информационным порталом Академии IBS;
• наличие модуля Assessment Tools, соответствующего принятой в компании модели компетенций;
• возможность гибкой настройки системы отчетов под наши нужды;
• высокая скорость развертывания системы.

Не секрет, что значительную часть успеха внедрения любой автоматизированной системы составляет мотивация персонала, использующего эту систему на местах. В нашем случае обратная связь позволила выявить насущные потребности всех участников учебного процесса, которые и легли в основу требований технического задания на внедрение, что позволило каждому участнику увидеть свои выгоды от использования системы:

• абитуриенты получат интегрирующую портальную надстройку над информационным пространством магистратуры IBS, распределенным по компании и вузам;
• студенты – возможность в любом месте и в любое время получать актуальную информацию по учебному процессу и взаимодействовать со всеми его участниками;
• преподаватели – средства разработки и удаленного сопровождения своих курсов;
• наставники и научные руководители - средства управления проектной и научной деятельностью учащихся;
• администрация и работодатели – возможность оперативного планирования, управления и мониторинга образовательного процесса.

Были выделены следующие этапы внедрения:

• предпроектное обследование – это позволило исполнителям проанализировать существующие бизнес-процессы и формализовать наши потребности;
• этап настройки системы на хостинге исполнителя – это позволило сократить расходы заказчика на хостинг без потери контроля над реализацией проекта;
• обучение персонала – это не только необходимый элемент для уверенного использования внедренной системы, но и элемент мотивации: в конце обучения сотрудники получают сертификаты;
• перенос уже готовой, настроенной под нужды заказчика системы, на хостинг заказчика – это позволило быстро ввести систему в опытную эксплуатацию;
• опытная эксплуатация системы – на этом этапе в режиме реальной работы выявляются и устраняются замечания пользователей по работе системы;
• техническая поддержка – важный этап сопровождения любой крупной системы.

В настоящее время проект внедрения СДО eLerning Server компании «ГиперМетод» в Академии IBS выходит на стадию опытной эксплуатации по плану: с 1 сентября 2010 года новый, уже четвертый по счету поток стажеров компании IBS придет на обучение на корпоративные факультеты и примется активно использовать новую СДО. Когда профессионалы готовят себе достойную смену, используя профессиональную СДО – успех неизбежен!

Автор: Бабешко Владимир, начальник методического отдела Академии IBS
Источник: журнал «КОРПОРАТИВНЫЕ УНИВЕРСИТЕТЫ»
Дата публикации: август 2010